Quy định về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và ví dụ minh hoạ

Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ là khi nào? Trường hợp thu tiền trước, nhận tiền đặt cọc hoặc hoàn thành dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán thì lập hóa đơn ra sao? Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định tùy theo từng trường hợp cụ thể. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định, tra cứu thời điểm xuất hóa đơn đối với từng loại dịch vụ và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.

1. Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ là khi nào? 

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

điều 9. thời điểm lập hóa đơn 

2. thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của bộ luật dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ) 

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ được xác định theo thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định.

Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

2. Thời điểm lập hóa đơn cho từng dịch vụ cụ thể

Ngoài quy định chung về thời điểm lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trước, trong quá trình cung cấp dịch vụ, một số loại hàng hóa, dịch vụ có quy định riêng do đặc thù về đối soát dữ liệu, nghiệm thu, thanh toán hoặc cách thức kinh doanh. Theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn trong các trường hợp này được xác định cụ thể như sau:

Dịch vụ	Thời điểm lập hóa đơn
Hàng hóa, dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn, cần đối soát dữ liệu	Khi hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước
Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và dữ liệu cần đối soát kết nối	Khi hoàn thành đối soát cước theo hợp đồng kinh tế, chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. Với thẻ trả tước hoặc cước hòa mạng thuộc trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, lập hóa đơn tổng hợp cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng
Hoạt động xây lắp	Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành; không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa
Kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng, xây nhà để bán hoặc chuyển nhượng	Chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Lập hóa đơn khi thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thanh toán trong hợp đồng. Đã chuyển giao: Áp dụng khoản 1 điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Mua dịch vụ vận tải hàng không qua website, hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế	Chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất trên hệ thống
Tìm kiếm, thăm dò, khai thác, chế biến dầu thô và bán khí qua đường ống	Dầu thô: khi xác định được giá bán chính thức. Khí qua đường ống: khi xác định khối lượng khí giao của tháng, chậm nhất ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế của tháng phát sinh nghĩa vụ.
Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện	Theo thời điểm đối soát số liệu thanh toán; chậm nhất ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế của tháng phát sinh nghĩa vụ, trừ trường hợp có quy định riêng về bảo lãnh của Chính phủ.
Bán xăng, dầu tại cửa hàng bán lẻ	Khi kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán.
Dịch vụ vận tải hàng không, bao gồm đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng; dịch vụ bảo hiểm qua đại lý	Khi hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng	Theo kỳ hạn thu lãi trong thỏa thuận. Nếu đến hạn không thu được lãi, lập hóa đơn khi thu được tiền lãi; nếu thu lãi trước hạn, lập hóa đơn tại thời điểm thu lãi trước hạn.
Vận tải hành khách bằng taxi có sử dụng phần mềm tính tiền	Khi kết thúc chuyến đi, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
Cơ sở khám, chữa bệnh có phần mềm quản lý khám bệnh và viện phí	Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn, tổng hợp lập hóa đơn điện tử cuối ngày. Nếu khách hàng yêu cầu, lập hóa đơn giao khách hàng. Hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội được lập khi cơ quan này thanh toán, quyết toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế.
Thu phí sử dụng đường bộ điện tử không dừng	Thông thường, lập hóa đơn vào ngày xe qua trạm. Nếu lập theo định kỳ, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.
Kinh doanh bảo hiểm và đồng bảo hiểm	Tại thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định pháp luật, trừ trường hợp có quy định riêng tại điểm 9 và điểm 10.
Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay bằng vé in sẵn	Sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết, chậm nhất trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo.
Cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng có hệ thống quản lý chi tiết từng giao dịch và lưu dữ liệu thu tiền	Chuyển dữ liệu chi tiết giao dịch đến cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác và lưu trữ dữ liệu; không áp dụng một mốc thời gian lập hóa đơn chung cho mọi trường hợp.

3. Ví dụ về thời điểm lập hóa đơn 

Để xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn dịch vụ, kế toán cần căn cứ vào thời điểm thu tiền và thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ. Ví dụ như:

Trường hợp thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ 

Ngày 25/07/2026, Công ty A ký hợp đồng cho Công ty B thuê kho bãi với các điều khoản sau:

Ngày 25/07/2026, Công ty B thanh toán đủ 11.000.000 đồng tiền thuê kho bãi cho Công ty A.

Thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

Do đã thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ nên công ty A phải lập hóa đơn vào ngày 25/7/2026 – là ngày nhận tiền thanh toán, không chờ đến ngày 01/8/2026 mới bắt đầu cho thuê kho bãi.

Trường hợp thu tiền trong khi cung cấp dịch vụ 

Ngày 10/07/2026, Công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kế toán thuế quý II/2026 cho Công ty B với các điều khoản sau:

Ngày 15/07/2026, Công ty B thanh toán đủ 5.000.000 đồng cho Công ty A. Tại thời điểm này, Công ty A vẫn đang thực hiện dịch vụ kế toán thuế theo hợp đồng.

Thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

Như vậy, Công ty A phải lập hóa đơn vào ngày 15/07/2026, tại thời điểm nhận tiền trong khi cung cấp dịch vụ, không chờ đến ngày 20/07/2026 mới xuất hóa đơn.

Trường hợp hoàn thành dịch vụ nhưng chưa thu được tiền

Ngày 20/06/2026, Công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ rà soát sổ sách kế toán cho Công ty B với các điều khoản sau:

Ngày 21/07/2026, Công ty A hoàn thành việc rà soát sổ sách kế toán, nghiệm thu và bàn giao kết quả cho Công ty B. Tuy nhiên, Công ty B chưa thanh toán tiền dịch vụ.

Thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

Như vậy, Công ty A phải lập hóa đơn vào ngày 21/07/2026, tại thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc việc đã thu được tiền hay chưa. Công ty A không được chờ đến khi Công ty B thanh toán mới lập hóa đơn.

4. Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không? 

Lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi vi phạm quy định về hóa đơn và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo Khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026, mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm.

Do đó, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn ngay từ khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi phát sinh khoản thu thuộc diện phải lập hóa đơn để tránh sai sót kéo dài và phát sinh nhiều hóa đơn vi phạm.

Xem thêm: Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm chi tiết theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP

Bảng mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm như sau:

Số lượng hóa đơn vi phạm	Mức phạt
01 hóa đơn	Cảnh cáo
02 – <10 hóa đơn	500.000 – 1,5 triệu đồng
10 – <50 hóa đơn	2 – 5 triệu đồng
50 – <100 hóa đơn	5 – 15 triệu đồng
≥100 hóa đơn	15 – 30 triệu đồng
≥100 hóa đơn (bán hàng)	50 – 70 triệu đồng

5. Giải đáp 1 số câu hỏi thường gặp 

Câu hỏi: Giao hàng trước, xuất hóa đơn sau có được không? 

Trả lời: Không. Người bán phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Trường hợp hàng hóa xuất khẩu, hóa đơn được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan theo quy định.

Câu hỏi: Hóa đơn điệ tử có được xuất lùi ngày không? 

Trả lời: Không. Hóa đơn điện tử phải ghi nhận đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Người bán không được tự ý ghi lùi ngày hóa đơn để hợp thức hóa giao dịch.

Câu hỏi: Nhận tiền đặt cọc dịch vụ có phải xuất hóa đơn ngay không? 

Trả lời: Không, nếu đây là khoản đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ. Nếu khoản tiền thực chất là tiền thanh toán trước, người cung cấp dịch vụ phải xác định nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định áp dụng cho khoản thu đó.

Kết luận

Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ cần được xác định căn cứ vào thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, thời điểm thu tiền và các quy định riêng đối với từng trường hợp. Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp ngoại lệ, thời hạn đối soát dữ liệu và mức xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm để thực hiện đúng quy định.

Để kiểm soát tốt hơn thời điểm lập hóa đơn, quản lý chứng từ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm kế toán MISA. Giải pháp hỗ trợ tự động hóa nhiều công việc kế toán, giúp giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính thông qua các tính năng nổi bật:

• Quản lý và theo dõi thời điểm xuất hóa đơn: Hỗ trợ quản lý hóa đơn, theo dõi trạng thái và thông tin hóa đơn, giúp kế toán kiểm soát quy trình lập hóa đơn tốt hơn
• Tự động lập báo cáo thuế: Hỗ trợ tổng hợp dữ lliệu và lập các báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN, giảm thời gian xử lý số liệu thủ công
• Cập nhật quy định pháp luật: Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các quy định mới liên quan đến nghiệp vụ kế toán, hóa đơn và thuế theo phạm vi tính năng của phần mềm
• Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp, hỗ trợ đối chiếu và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả
• Lập báo cáo tài chính: Tự động tổng hợp dữ liệu kế toán, hỗ trợ lập báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu, góp phần nâng cao độ chính xác trong công tác kế toán