Hướng dẫn lập tờ khai thuế GTGT và các quy định cần lưu ý

Tờ khai thuế GTGT là một trong những hồ sơ khai thuế quan trọng và bắt buộc đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ. Việc lập tờ khai chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây phần mềm kế toán MISA SME sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, cập nhật quy định mới nhất năm 2026, từ cách điền các chỉ tiêu đến cách nộp tờ khai qua mạng.

1. Quy định về kê khai thuế GTGT mới nhất

1.1. Căn cứ pháp lý hiện hành

Hiện nay, việc kê khai thuế GTGT được thực hiện theo các văn bản pháp luật sau:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 với nhiều thay đổi quan trọng về đối tượng chịu thuế, thuế suất và phương pháp tính thuế.
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT mới.

1.2. Đối tượng và kỳ kê khai thuế GTGT

Căn cứ quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn hiện hành, doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo tháng hoặc theo quý tùy thuộc vào mức doanh thu của năm trước liền kề và thời điểm thành lập doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Kỳ kê khai theo tháng: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng.
• Kỳ kê khai theo quý: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống hoặc doanh nghiệp mới thành lập.

1.3. Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT

Ví dụ: Nộp tờ khai thuế GTGT quý 2/2025 phải hoàn thành chậm nhất vào ngày 31/07/2025.

2. Mẫu tờ khai thuế GTGT mới nhất

Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hiện có 5 mẫu tờ khai thuế GTGT đang được áp dụng:

Trong đó, tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là mẫu phổ biến nhất, áp dụng cho phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam.

Xem chi tiết: Các mẫu tờ khai thuế GTGT mới nhất và hướng dẫn kê khai chi tiết

3. Các chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT

Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT bao gồm các chỉ tiêu từ [21] đến [43]. Doanh nghiệp cần điền các chỉ tiêu sau: [21], [22], [23], [23a], [24], [24a], [25], [26], [29], [30], [32], [32a], [37], [38], [39a], [40b], [42]. Các chỉ tiêu còn lại sẽ được phần mềm tự động tính toán.

3.1. Nhóm chỉ tiêu thông tin chung

• Chỉ tiêu [21] – Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ: Trường hợp doanh nghiệp không phát sinh hoạt động mua bán trong kỳ vẫn phải nộp tờ khai và đánh dấu “X” vào ô này.
• Chỉ tiêu [22] – Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang: Lấy số liệu từ chỉ tiêu [43] của tờ khai chính thức kỳ trước (không phải tờ khai bổ sung).

3.2. Nhóm chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ mua vào

• Chỉ tiêu [23] – Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào: Tổng giá trị HHDV mua vào trong kỳ chưa có thuế GTGT (bao gồm mua trong nước và nhập khẩu).
• Chỉ tiêu [23a] – Giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu: Tổng giá trị HHDV nhập khẩu trong kỳ (chưa có thuế GTGT).
• Chỉ tiêu [24] – Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào: Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào trong kỳ (bao gồm cả thuế được khấu trừ và không được khấu trừ).
• Chỉ tiêu [24a] – Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu: Tổng số thuế GTGT đã nộp ở khâu nhập khẩu trong kỳ, căn cứ vào biên lai thu thuế hoặc giấy nộp tiền vào ngân sách.
• Chỉ tiêu [25] – Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này: Tổng số thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.

3.3. Nhóm chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ bán ra

Lưu ý: Theo Nghị quyết 174/2024/QH15 và Nghị định 180/2024/NĐ-CP, chính sách giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% được tiếp tục áp dụng đến hết ngày 30/06/2025. Từ 01/07/2025, Nghị quyết 204/2025/QH15 tiếp tục gia hạn chính sách giảm 2% thuế GTGT đến hết ngày 31/12/2026 đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ đang áp dụng thuế suất 10%.

3.4. Nhóm chỉ tiêu điều chỉnh và xác định số thuế phải nộp

• Chỉ tiêu [36] – Thuế GTGT phát sinh trong kỳ: Phần mềm tự động tính theo công thức [36] = [35] – [25].
• Chỉ tiêu [37] – Điều chỉnh giảm thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước: Khi kê khai bổ sung phát sinh chênh lệch giảm (số âm).
• Chỉ tiêu [38] – Điều chỉnh tăng thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước: Khi kê khai bổ sung phát sinh chênh lệch tăng (số dương).
• Chỉ tiêu [39a] – Thuế GTGT nhận bàn giao được khấu trừ trong kỳ: Số thuế GTGT còn được khấu trừ chưa đề nghị hoàn từ dự án đầu tư hoặc đơn vị phụ thuộc chuyển sang.
• Chỉ tiêu [40a] – Thuế GTGT phải nộp của hoạt động SXKD trong kỳ: Tính theo công thức [40a] = ([36] – [22] + [37] – [38] – [39a]) ≥ 0.
• Chỉ tiêu [41] – Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này: Áp dụng khi kết quả tính toán trên có giá trị âm.
• Chỉ tiêu [42] – Thuế GTGT đề nghị hoàn: Phải nhỏ hơn hoặc bằng [41]. Doanh nghiệp ghi số liệu vào chỉ tiêu này phải kèm hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
• Chỉ tiêu [43] – Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: Được dùng để ghi vào chỉ tiêu [22] của kỳ tiếp theo.

4. Cách lập tờ khai thuế GTGT trên HTKK

Bước 1: Đăng nhập và chọn mẫu tờ khai

Mở phần mềm HTKK phiên bản mới nhất, đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp. Chọn mục Thuế giá trị gia tăng → Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) (TT 80/2021).

 Bước 2: Khai báo thông tin tờ khai

Trên màn hình “Chọn kỳ tính thuế”, thực hiện các lựa chọn:

• Kỳ tính thuế: Chọn kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý phù hợp với doanh nghiệp.
• Loại tờ khai: Chọn “Tờ khai lần đầu” hoặc “Tờ khai bổ sung” (nếu kê khai bổ sung điều chỉnh).
• Ngành nghề kinh doanh: Chọn 1 trong 4 nhóm ngành nghề theo Thông tư 80:
  • Hoạt động SXKD thông thường.
  • Hoạt động xổ số kiến thiết, xổ số điện toán.
  • Hoạt động thăm dò khai thác dầu khí.
  • Hoạt động truyền tải điện của Tổng công ty truyền tải điện quốc gia.
• Phụ lục kê khai: Tích chọn các phụ lục cần kê khai (ví dụ: phụ lục giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15, phụ lục PL 01-1/GTGT cho hoạt động phân bổ thuế…).

Sau khi hoàn tất, nhấn Đồng ý để vào giao diện tờ khai chính.

Bước 3: Kê khai các chỉ tiêu

iến hành điền lần lượt các chỉ tiêu từ [21] đến [42] theo hướng dẫn tại Mục 3 của bài viết:

• Nhóm thông tin chung: Điền chỉ tiêu [21] (nếu không phát sinh) hoặc chỉ tiêu [22] (số thuế còn được khấu trừ kỳ trước).
• Nhóm hàng hóa, dịch vụ mua vào:
  • Tổng hợp tất cả các hóa đơn đầu vào trong kỳ.
  • Phân loại hóa đơn theo: dùng riêng cho hàng chịu thuế, dùng riêng cho hàng không chịu thuế, dùng chung.
  • Tính toán thuế GTGT được khấu trừ (tham khảo các ví dụ tại Mục 3.2).
  • Nhập số liệu vào chỉ tiêu [23], [23a], [24], [24a], [25].
• Nhóm hàng hóa, dịch vụ bán ra:
  • Tổng hợp doanh thu bán ra trong kỳ, phân loại theo thuế suất 0%, 5%, 10%, 8% (nếu thuộc đối tượng giảm thuế), không chịu thuế.
  • Nhập số liệu doanh thu vào các chỉ tiêu [26], [29], [30], [32], [32a].
  • Thuế GTGT đầu ra tại các chỉ tiêu [31], [33] sẽ được phần mềm tự động tính.

Đối với hàng hóa được giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8%:

Tại bước chọn phụ lục, doanh nghiệp cần tích chọn Phụ lục giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15. Sau đó tại phụ lục, nhập:

• Tên hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế.
• Giá trị HHDV bán ra (chưa thuế).
• Thuế GTGT theo thuế suất 10% (đầy đủ).
• Số thuế được giảm (chênh lệch giữa 10% và 8%).

Phần mềm sẽ tự động trừ số tiền được giảm khỏi chỉ tiêu [33] trên tờ khai chính.

Bước 4: Kiểm tra tờ khai

Sau khi điền đầy đủ các chỉ tiêu, kiểm tra lại toàn bộ số liệu trên tờ khai:

• Đối chiếu chỉ tiêu [22] với chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước.
• Kiểm tra logic các chỉ tiêu tổng hợp do phần mềm tự tính.
• Đảm bảo các chỉ tiêu doanh thu, thuế khớp với sổ sách kế toán.

Nhấn Tổng hợp để phần mềm tính toán các chỉ tiêu cuối cùng.

 Bước 5: Ghi và kết xuất tờ khai

Sau khi kiểm tra hoàn tất:

• Nhấn Ghi để lưu tờ khai vào hệ thống HTKK.
• Nhấn Kết xuất XML để xuất file tờ khai dưới định dạng XML, chuẩn bị cho việc nộp qua mạng.
• Có thể nhấn In để in tờ khai ra giấy (sử dụng cho mục đích lưu trữ nội bộ).

5. Mức phạt về kê khai sai thuế GTGT

Mức xử phạt đối với hành vi kê khai thuế GTGT sai quy định được phân thành 02 nhóm chính:

• (1) Kê khai sai nhưng không làm thiếu số thuế phải nộp hoặc không làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn;
• (2) Kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn.

Cụ thể như sau:

5.1. Trường hợp kê khai sai chỉ tiêu trên hồ sơ khai thuế nhưng không làm thiếu số thuế phải nộp hoặc không làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người nộp thuế có hành vi kê khai sai trên hồ sơ khai thuế nhưng không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc số thuế được miễn, giảm, hoàn thì vẫn có thể bị xử phạt hành chính với các mức sau:

Biện pháp khắc phục hậu quả

Ngoài hình thức xử phạt bằng tiền, người nộp thuế còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định, cụ thể:

• Buộc kê khai điều chỉnh, bổ sung hồ sơ thuế và nộp đầy đủ tài liệu liên quan đối với các hành vi quy định tại khoản 1, khoản 2 và điểm a khoản 3 Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Buộc điều chỉnh lại số lỗ hoặc số thuế giá trị gia tăng đầu vào còn được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có) đối với hành vi quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Theo điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức xử phạt nêu trên được áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt bằng 50% mức phạt áp dụng đối với tổ chức. Đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh thì áp dụng mức xử phạt tương tự cá nhân.

5.2. Trường hợp kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, trường hợp người nộp thuế kê khai sai làm thiếu số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn thì sẽ bị xử phạt bằng 20% số thuế khai thiếu hoặc số thuế được miễn, giảm, hoàn vượt quy định đối với các hành vi sau:

• Kê khai sai căn cứ tính thuế, xác định không đúng số thuế được khấu trừ hoặc xác định sai đối tượng được miễn, giảm, hoàn thuế dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn, mặc dù các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh đầy đủ trên sổ kế toán, hóa đơn và chứng từ hợp pháp.
• Người nộp thuế có hành vi kê khai sai làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm; cơ quan có thẩm quyền đã lập biên bản xác định có dấu hiệu trốn thuế nhưng người nộp thuế vi phạm lần đầu, đồng thời đã chủ động khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế thiếu trước thời điểm ban hành quyết định xử phạt.
• Kê khai sai liên quan đến giao dịch liên kết dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn nhưng người nộp thuế đã lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết hoặc đã gửi đầy đủ các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để kê khai đầu vào nhằm làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm; tuy nhiên, người mua chứng minh được lỗi thuộc về bên bán và đã thực hiện hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.

Biện pháp khắc phục hậu quả

Bên cạnh mức xử phạt hành chính nêu trên, người nộp thuế còn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính phát sinh, bao gồm:

• Buộc nộp đủ số tiền thuế còn thiếu, số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn vượt quy định và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước đối với các hành vi quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Trường hợp đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính thì người nộp thuế không bị xử phạt tiền theo quy định; tuy nhiên vẫn phải nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn vượt mức quy định cùng khoản tiền chậm nộp theo quy định pháp luật.
• Đồng thời, người nộp thuế phải thực hiện điều chỉnh lại số lỗ và số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có) theo đúng quy định hiện hành.

Kết luận

Việc lập và nộp tờ khai thuế GTGT đúng quy định là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót, doanh nghiệp nên sử dụng các giải pháp công nghệ chuyên nghiệp.

Phần mềm kế toán MISA SME là giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kế toán và thuế GTGT hiệu quả với các tính năng nổi bật:

• Tự động lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và các tờ khai khác, kèm đầy đủ phụ lục.
• Cập nhật tự động các biểu mẫu, chính sách thuế mới nhất theo quy định pháp luật hiện hành.
• Tự động tổng hợp số liệu từ hóa đơn, chứng từ kế toán vào các chỉ tiêu trên tờ khai, hạn chế tối đa sai sót.
• Hỗ trợ kê khai thuế GTGT được giảm 2% theo Nghị quyết 204/2025/QH15, tự động phân bổ thuế suất 8% và 10%.
• Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.

Sử dụng MISA SME giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm 80% thời gian lập tờ khai, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế.