Hướng dẫn kế toán cách ký chữ ký đúng để không bị phạt

Thời điểm hiện tại, Theo Tổng cục Thuế vẫn có một số trường hợp kế toán sử dụng chữ ký không đúng hoặc không hiểu rõ về các quy định liên quan đến chữ ký dẫn đến các hành vi vi phạm quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập (bắt đầu thi hành từ ngày 1/5/2018).

Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lỗi về chữ ký khiến kế toán bị cảnh cáo hoặc bị phạt tiền và hướng dẫn cho kế toán cách ký chữ ký đúng luật để không bị phạt.

>>> Xem thêm: Những lỗi căn bản, kế toán “không ngờ tới được”

 Quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn GTGT

 

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập (bắt đầu có hiệu lực từ ngày 1/5/2019), quy định cụ thể như sau:

– Phạt cảnh cáo với những hành vi “Bản báo cáo minh bạch khi công bố không có chữ kí của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được ủy quyền”.

– Phạt từ 1-2 triệu đồng với hành vi “Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ kế toán trên giấy”.

 

– Phạt 1-2 triệu đồng với hành vi “Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử).

– Phạt 1-2 triệu đồng với hành vi “Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định”.

– Phạt từ 3-5 triệu đồng với hành vi “Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn”.

– Phạt từ 3-5 triệu đồng với hành vi “Tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu(nếu có) của các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định.

– Phạt 5-10 triệu đồng với hành vi “Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký”.

– Phạt 5-10 triệu đồng với hành vi “Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ”.

– Phạt 5-10 triệu đồng với hành vi “Báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán”.

– Phạt 5-10 triệu đồng với các hành vi “Lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề theo quy định.

– Phạt 20-30 triệu đồng với hành vi “Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán”.

Nhiều kế toán băn khoăn nhất là về quy định có liên quan đến việc “Chứng từ của một người không thống nhất hoặc không đúng vớisổ đăng ký mẫu chữ ký”. Vậy kế toán nên ký thế nào để mình không bị phạt trước quy định này mà mỗi lần ký lại có những nét khác nhau không thể y nguyên như chữ ký trong mẫu trong sổ đăng kí?

Thật sự, theo Nghị định 41/2018 quy định chữ ký phải thống nhất chữ không phải bắt buộc phải giống nhau từng chi tiết một.

Ví dụ khi đăng ký chữ ký là “Hoàng Anh” thì buộc phải ký đủ là “Hoàng Anh”, chữ “Hoàng Anh” có thể nét thanh, nét đậm, nét nhạt hơn chữ đã đăng kí nhưng phải đầy đủ.

 

Nhưng nếu viết tắt là “H Anh”, “Hoàng A”, “Hòa An”, ‘H A”… thì gọi là không thống nhất và có thể chịu hình phạt lên đến 5-10 triệu đồng theo quy định của Pháp luật.

 

Các quy định hiện nay luôn được thay đổi và đòi hỏi kế toán không ngừng tìm kiếm và cập nhập thông tin. Để không lỡ các thông tin liên quan đến quy định, chính sách, các văn bản hiện hành, mẫu báo cáo mới nhất, phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ MISA SME.NET 2019 tự hào là phần mềm luôn cập nhập chính xác nhất các thông tin giúp kế toán và doanh nghiệp chủ động trong công việc.