Cách đọc file XML hóa đơn điện tử và kiểm tra tính hợp lệ

File XML hóa đơn điện tử là định dạng dữ liệu quan trọng, giúp doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin hóa đơn. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng biết cách đọc file XML hóa đơn điện tử, kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ dữ liệu khoa học. Trong bài viết dưới đây, phần mềm kế toán MISA sẽ hướng dẫn chi tiết cách đọc file XML, kiểm tra hóa đơn và lưu trữ an toàn, giúp kế toán thuận tiện hơn trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử.

1. File XML hóa đơn điện tử là gì? 

File XML hóa đơn điện tử là tệp dữ liệu được sử dụng để lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử theo định dạng XML (Extensible Markup Language – ngôn ngữ đánh dấu mở rộng). Tệp này chứa các dữ liệu của hóa đơn theo cấu trúc nhất định, cho phép máy tính và các phần mềm tương thích đọc, trao đổi và xử lý thông tin tự động.

Thông thường, file XML hóa đơn điện tử bao gồm có các loại thông tin cơ bản như sau:

• Thông tin hóa đơn: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.
• Thông tin người bán, người mua: Tên đơn vị hoặc cá nhân, mã số thuế (nếu có), địa chỉ và các thông tin liên quan.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các dữ liệu liên quan.
• Thông tin thuế và thanh toán: Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán và các khoản liên quan.
• Thông tin chữ ký số: Dữ liệu chữ ký số theo cấu trúc hóa đơn và quy định áp dụng.
• Thông tin bổ sung: Các dữ liệu khác tùy thuộc vào loại hóa đơn và nghiệp vụ phát sinh.

Về vai trò, file XML hóa đơn điện tử có chức năng quan trọng trọng việc quản lý và xử lý hóa đơn của doanh nghiệp. Cụ thể có thể kể đến như:

Kế toán và doanh nghiệp có thể áp dụng 3 cách dưới đây để đọc nội dung file XML hóa đơn điện tử nhanh chóng và thuận tiện.

2.1 Mở file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính

Đây là cách đơn giản, phù hợp khi bạn cần xem nhanh dữ liệu trong file XML mà không cần cài đặt thêm phần mềm.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Tải file XML hóa đơn điện tử về máy tính.
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào file XML vừa tải, chọn Open with (Mở bằng), sau đó chọn trình duyệt web tương thích như Microsoft Edge.

Sau khi mở, trình duyệt sẽ hiển thị dữ liệu XML dưới dạng cấu trúc văn bản. Bạn có thể tìm kiếm các trường thông tin để xem nội dung hóa đơn. Tuy nhiên, dữ liệu có thể hiển thị dưới dạng mã và thẻ XML nên không thuận tiện để đọc toàn bộ thông tin hóa đơn như bản thể hiện PDF.

2.2 Đọc file XML hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của cơ quan thuế

Bạn có thể sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để đọc file XML theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
• Bước 2: Tìm và chọn chức năng Đọc hóa đơn XML, sau đó nhấn Duyệt file.

• Bước 3: Chọn file XML hóa đơn điện tử đã lưu trên máy tính, nhấn Open (Mở).

• Bước 4: Kiểm tra thông tin hóa đơn hiển thị trên hệ thống sau khi file được đọc thành công.

Cách này giúp người dùng xem dữ liệu hóa đơn trên hệ thống mà không cần đọc trực tiếp các thẻ XML. Tên gọi, vị trí chức năng và khả năng hỗ trợ có thể thay đổi theo giao diện hiện hành của cổng thông tin.

2.3 Mở file XML hóa đơn điện tử bằng phần mềm iTaxViewer

iTaxViewer là phần mềm do cơ quan thuế cung cấp, thường được sử dụng để đọc các tệp hồ sơ thuế điện tử tương thích. Trước khi sử dụng, bạn cần kiểm tra phiên bản phần mềm và loại tệp được hỗ trợ, bởi iTaxViewer không mặc nhiên đọc được mọi file XML hóa đơn điện tử.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Tải bộ cài iTaxViewer từ nguồn chính thức của cơ quan thuế và giải nén nếu cần.

• Bước 2: Mở tệp cài đặt, chọn vị trí lưu phần mềm và nhấn Next để tiếp tục.

• Bước 3: Thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất cài đặt.

• Bước 4: Mở iTaxViewer, chọn Tệp hồ sơ → Mở tệp hồ sơ, sau đó tìm đến file XML cần xem nếu tệp thuộc định dạng được phần mềm hỗ trợ.

Sau khi mở thành công, phần mềm sẽ hiển thị nội dung của tệp tương thích để người dùng kiểm tra thông tin.

3. Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn XML có hợp lệ không

Để kiểm tra file XML hóa đơn điện tử có hợp lệ không, kế toán cần kiểm tra cấu trúc dữ liệu, chữ ký số, thông tin hóa đơn trên hệ thống tra cứu và đối chiếu nội dung với giao dịch thực tế. Dưới đây là các bước kiểm tra giúp doanh nghiệp phát hiện những sai sót trước khi kê khai, hạch toán và lưu trữ hóa đơn.

Bước 1: Kiểm tra định dạng và cấu trúc file XML

Mở file XML bằng trình duyệt hoặc công cụ đọc XML phù hợp để kiểm tra cấu trúc dữ liệu. Cần lưu ý các yếu tố sau:

• File có định dạng XML và hiển thị được dữ liệu.
• Các thẻ dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc, không xuất hiện lỗi cú pháp khiến hệ thống không thể đọc file.
• Nội dung không có dấu hiệu bị thiếu dữ liệu hoặc bị chỉnh sửa bất thường.

Việc mở được file XML chỉ cho biết tệp có thể được đọc, chưa đủ để khẳng định hóa đơn hợp lệ. Do đó, kế toán cần tiếp tục kiểm tra chữ ký số và thông tin hóa đơn trên hệ thống tra cứu.

Bước 2: Kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ kiểm tra chữ ký số để xác minh chữ ký trên hóa đơn. Khi kiểm tra, cần chú ý:

• Chữ ký số có được xác minh hợp lệ hay không.
• Thông tin chứng thư số và chủ thể ký có phù hợp với bên phát hành hóa đơn hay không.
• Dữ liệu hóa đơn có bị thay đổi sau khi ký khiến chữ ký số không còn hợp lệ hay không.

Nếu công cụ thông báo chữ ký số không hợp lệ hoặc không thể xác minh chữ ký, kế toán cần kiểm tra nguyên nhân trước khi sử dụng hóa đơn để kê khai, hạch toán. Không nên chỉ dựa vào hình ảnh chữ ký hiển thị trên bản PDF để kết luận chữ ký số hợp lệ.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế

Để đối chiếu dữ liệu hóa đơn XML với thông tin được ghi nhận trên hệ thống, kế toán có thể thực hiện như sau:

• Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
• Chọn chức năng tra cứu hóa đơn phù hợp.
• Nhập các thông tin được yêu cầu, chẳng hạn mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn hoặc mã tra cứu nếu có.
• Thực hiện tra cứu và đối chiếu kết quả với dữ liệu trong file XML.

Nếu hệ thống trả về thông tin hóa đơn, kế toán cần kiểm tra sự trùng khớp về số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, thông tin người bán và giá trị hóa đơn. Trường hợp không tìm thấy hóa đơn, cần kiểm tra lại thông tin nhập liệu, thời điểm cập nhật dữ liệu hoặc liên hệ người bán để xác minh. Không nên mặc định hóa đơn không hợp lệ chỉ vì chưa tìm thấy kết quả tra cứu.

Bước 4: Đối chiếu nội dung hóa đơn với giao dịch thực tế

Sau khi kiểm tra dữ liệu và tra cứu hóa đơn, kế toán cần đối chiếu các thông tin trên file XML với hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho hoặc chứng từ liên quan (nếu có).

Các thông tin cần kiểm tra gồm:

• Thông tin người bán, người mua: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin liên quan.
• Thông tin hóa đơn: Ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thông tin thuế và thanh toán: Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán và các khoản liên quan.

Nếu phát hiện thông tin sai lệch, kế toán cần xác định nguyên nhân, làm rõ với bên bán và xử lý theo quy định hiện hành trước khi sử dụng hóa đơn cho mục đích kê khai, hạch toán.

Bước 5: Kiểm tra tính toàn vẹn của file XML

Cuối cùng, kế toán cần đảm bảo file XML đang sử dụng là tệp dữ liệu nhận được từ nguồn phù hợp và không bị chỉnh sửa làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hóa đơn.

• Lưu giữ file XML gốc, hạn chế chỉnh sửa trực tiếp nội dung tệp.
• Đối chiếu file với dữ liệu tra cứu và bản thể hiện hóa đơn khi cần thiết.
• Nếu file có dấu hiệu bị thay đổi, lỗi dữ liệu hoặc chữ ký số không hợp lệ, hãy yêu cầu bên bán cung cấp lại tệp phù hợp và xác minh thông tin hóa đơn.

Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra, kế toán nên lưu trữ file XML cùng bản thể hiện hóa đơn và chứng từ liên quan theo quy định. Cần lưu ý rằng việc kiểm tra cấu trúc, chữ ký số và thông tin tra cứu là các bước bổ trợ cho nhau; kết quả đánh giá cuối cùng phải căn cứ vào tình trạng hóa đơn, dữ liệu thực tế và quy định pháp luật áp dụng.

5. Cách lưu trữ file XML hóa đơn điện tử khoa học

Sau khi tra cứu và tải hóa đơn điện tử về máy tính, doanh nghiệp cần tổ chức lưu trữ file XML một cách khoa học để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu và đối chiếu khi cần. Kế toán có thể thực hiện theo quy trình dưới đây để tải file XML và sắp xếp dữ liệu hóa đơn hiệu quả.

• Bước 1: Sau khi tra cứu và xem được hóa đơn điện tử trên hệ thống, chọn chức năng tải hóa đơn dưới định dạng XML.

• Bước 2: Nhấn OK để xác nhận và tải file hóa đơn về máy tính.

• Bước 3: Mở thư mục chứa file đã tải xuống, giải nén nếu file được đóng gói dưới dạng nén, sau đó kiểm tra và lưu giữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần quản lý.

Sau khi tải hóa đơn về máy tính, kế toán có thể tổ chức lưu trữ theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Dưới đây là cách sắp xếp file XML hóa đơn điện tử theo từng loại hóa đơn để thuận tiện quản lý và tra cứu.

Đối với hóa đơn điện tử mua vào

• Thiết lập email tiếp nhận hóa đơn riêng: Doanh nghiệp có thể tạo một địa chỉ email chuyên dùng để nhận hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp. Đồng thời, thiết lập chuyển tiếp email đến người quản lý có liên quan để thuận tiện theo dõi và kiểm soát.
• Tạo thư mục lưu trữ tập trung: Sử dụng Google Drive hoặc nền tảng lưu trữ phù hợp của doanh nghiệp để quản lý hóa đơn, phân quyền truy cập cho các nhân sự liên quan.
• Tải và phân loại hóa đơn: Khi nhận được hóa đơn qua email, kế toán tải file XML về máy tính và lưu vào thư mục tương ứng. Nên đặt tên file theo quy tắc thống nhất, chẳng hạn mã số thuế người bán, tên người bán và số hóa đơn để dễ nhận diện.
• Kiểm tra và lập danh sách theo dõi: Sau khi lưu file, kế toán kiểm tra sơ bộ thông tin hóa đơn, sau đó cập nhật các dữ liệu cần thiết vào bảng Excel như mã số thuế người bán, số hóa đơn, mã tra cứu và đường dẫn đến file đã lưu.
• Đồng bộ và sao lưu dữ liệu: Thực hiện đồng bộ thư mục hóa đơn trên máy tính với hệ thống lưu trữ tập trung để hạn chế nguy cơ mất dữ liệu khi thiết bị gặp sự cố.

Đối với hóa đơn điện tử bán ra

• Kiểm tra hóa đơn trước khi ký số: Khi lập hóa đơn, kế toán nên sử dụng chức năng xem trước để rà soát thông tin khách hàng, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền bằng chữ.
• Rà soát sau khi phát hành: Sau khi ký số và hoàn tất phát hành hóa đơn, kiểm tra lại thông tin để bảo đảm dữ liệu được ghi nhận chính xác trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Lưu trữ và lập bảng theo dõi: Tải hoặc xuất file XML hóa đơn đã phát hành theo chức năng của hệ thống, sau đó lưu vào thư mục riêng. Kế toán có thể cập nhật thông tin vào bảng Excel gồm tên khách hàng, mã số thuế, số hóa đơn, giá trị trước thuế, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, mã tra cứu và đường dẫn đến file hóa đơn.
• Đồng bộ dữ liệu lên hệ thống lưu trữ: Đồng bộ thư mục chứa file XML và bảng theo dõi với Google Drive hoặc hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp. Cần thiết lập quyền truy cập phù hợp và sao lưu định kỳ để bảo đảm dữ liệu có thể được tra cứu khi cần.

Kết luận 

Việc nắm rõ cách đọc, kiểm tra và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử giúp kế toán quản lý dữ liệu hóa đơn hiệu quả, thuận tiện tra cứu, đối chiếu và hạn chế nguy cơ thất lạc thông tin. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ thống nhất, thường xuyên kiểm tra dữ liệu và bảo đảm tính toàn vẹn của file XML theo quy định hiện hành để phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế và kiểm tra khi cần thiết.