Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền có bắt buộc không? Giá tính thuế GTGT trong trường hợp này được xác định như thế nào? Đây là những vấn đề kế toán cần nắm rõ khi doanh nghiệp cung cấp hàng mẫu cho khách hàng dùng thử, quảng cáo sản phẩm hoặc phục vụ hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật quy định pháp lý hiện hành, hướng dẫn cách xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền và lưu ý về thuế GTGT trong từng trường hợp cụ thể.
1. Có phải xuất hóa đơn cho hàng mẫu không thu tiền không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 4 nghị định 254/2026/NĐ-CP:
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.
Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Như vậy, doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi xuất hàng mẫu không thu tiền cho khách hàng, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn theo quy định. Đồng thời, đơn vị phải xác định đúng bản chất giao dịch để áp dụng giá tính thuế GTGT phù hợp, tránh làm sai quy định pháp lý.
2. Quy định về xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền
Khi xuất hàng mẫu cho khách hàng dùng thử mà không thu tiền, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về lập hóa đơn điện tử và xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo đúng bản chất giao dịch. Cụ thể, cần lưu ý các quy định sau:
2.1 Quy định về lập hóa đơn hàng mẫu không thu tiền
Căn cứ theo khoản 1 điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, làm hàng mẫu và hàng hóa dùng biếu, tặng và cho, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Như vậy, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn khi xuất hàng mẫu không thu tiền cho khách hàng. Việc không phát sinh khoản thu không đồng nghĩa với việc được miễn lập hóa đơn. Khi lập hóa đơn, kế toán cần ghi nhận đầy đủ thông tin hàng hóa theo quy định và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.2 Quy định về giá tính thuế GTGT đối với hàng mẫu không thu tiền
Theo Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa dùng để khuyến mại được xác định theo quy định tương ứng với hình thức khuyến mại. Cụ thể:
- Trường hợp hàng mẫu được đưa cho khách hàng dùng thử không phải trả tiền theo quy định của pháp luật về thương mại: Giá tính thuế GTGT bằng 0.
- Trường hợp hàng hóa dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại: Giá tính thuế được xác định như đối với hàng hóa biếu, tặng, cho theo khoản 1 Điều 6 Nghị định này.
Do đó, kế toán cần kiểm tra mục đích xuất hàng, hình thức khuyến mại và hồ sơ liên quan trước khi xác định giá tính thuế GTGT. Không nên mặc định mọi trường hợp xuất hàng mẫu không thu tiền đều được áp dụng giá tính thuế bằng 0.
2.3 Quy định về nội dung hóa đơn hàng mẫu
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung theo quy định, trong đó có tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các thông tin về thuế GTGT tương ứng với giao dịch phát sinh.
Khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Ghi rõ tên hàng hóa và số lượng hàng mẫu thực tế xuất giao.
- Thể hiện đúng giá tính thuế GTGT theo trường hợp áp dụng.
- Kê khai thông tin thuế GTGT phù hợp với quy định hiện hành.
- Lưu giữ hóa đơn cùng các chứng từ liên quan đến việc xuất kho, giao nhận hàng mẫu và hồ sơ khuyến mại (nếu có).
Việc lập hóa đơn đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp bảo đảm tính nhất quán giữa chứng từ xuất kho, hóa đơn điện tử và hồ sơ kê khai thuế, đồng thời thuận tiện khi đối chiếu hoặc giải trình với cơ quan thuế.
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền
Để xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền đúng quy định, doanh nghiệp cần xác định chính xác mục đích xuất hàng, lập hóa đơn với đầy đủ thông tin và thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định đối tượng và mục đích xuất hàng mẫu
Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa được cung cấp để khách hàng dùng thử, giới thiệu sản phẩm hay phục vụ mục đích khác. Đồng thời, kiểm tra hợp đồng, thỏa thuận giao nhận và hồ sơ khuyến mại (nếu có) để xác định đúng bản chất giao dịch, làm căn cứ lập hóa đơn và xác định nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử hàng mẫu không thu tiền
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn, ghi đầy đủ các thông tin theo quy định, bao gồm tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và thông tin thuế GTGT tương ứng. Có thể ghi chú nội dung “Hàng mẫu không thu tiền” để làm rõ mục đích xuất hàng. Giá tính thuế GTGT cần được xác định theo quy định áp dụng cho từng trường hợp, không mặc định bằng 0 chỉ vì hàng hóa không thu tiền.
Bước 3: Thực hiện kê khai thuế và lưu trữ chứng từ
Sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT theo kỳ kê khai áp dụng, đồng thời lưu trữ hóa đơn điện tử cùng các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và hồ sơ khuyến mại (nếu có). Việc lưu trữ phải tuân thủ thời hạn và yêu cầu theo quy định pháp luật về kế toán, thuế và hóa đơn điện tử.
Bước 4: Kiểm tra và xử lý sai sót hóa đơn
Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi phát hành, doanh nghiệp cần xác định nội dung sai và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định hiện hành. Kế toán cần đối chiếu thông tin trên hóa đơn với chứng từ xuất kho, giao nhận hàng hóa để bảo đảm tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ kế toán, thuế.
4. Các trường hợp xuất hàng mẫu không thu tiền
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực
| Trường hợp xuất hàng mẫu không thu tiền | Diễn giải chi tiết |
| Xuất hàng mẫu cho khách hàng dùng thử | Đây là trường hợp doanh nghiệp cung cấp sản phẩm miễn phí để khách hàng trải nghiệm chất lượng, tính năng hoặc công dụng trước khi quyết định mua hàng. |
| Xuất hàng mẫu để giới thiệu, quảng cáo sản phẩm | Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa miễn phí nhằm giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu hoặc giúp khách hàng tiếp cận sản phẩm. |
| Xuất hàng mẫu trưng bày tại showroom, cửa hàng hoặc triển lãm | Trường hợp này cần phân biệt giữa hàng hóa được đưa ra trưng bày tại địa điểm kinh doanh của chính doanh nghiệp và hàng hóa được giao cho khách hàng, đối tác hoặc đơn vị tổ chức triển lãm. |
| Xuất hàng mẫu cho đối tác, đại lý hoặc nhà phân phối | Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm miễn phí cho đối tác nhằm đánh giá chất lượng, thử nghiệm khả năng phân phối hoặc giới thiệu sản phẩm đến khách hàng tiềm năng. |
| Xuất hàng mẫu cho khách hàng nước ngoài hoặc xuất khẩu | Doanh nghiệp gửi hàng mẫu ra nước ngoài để khách hàng đánh giá sản phẩm, thử nghiệm chất lượng hoặc xem xét khả năng đặt hàng. |
| Xuất hàng biếu, tặng nhưng ghi nhận là hàng mẫu | Một số doanh nghiệp tặng sản phẩm cho khách hàng, nhân viên hoặc đối tác nhưng ghi nội dung “hàng mẫu không thu tiền” trên chứng từ. Trong trường hợp này, kế toán cần căn cứ vào mục đích thực tế của giao dịch thay vì chỉ dựa vào tên gọi trên hóa đơn. |
Kết luận
Việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền đòi hỏi doanh nghiệp xác định đúng bản chất giao dịch, áp dụng chính xác giá tính thuế GTGT và lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan. Để hạn chế sai sót, kế toán không chỉ cần nắm vững quy định pháp luật mà còn phải kiểm soát chặt chẽ dữ liệu hóa đơn, chứng từ và số liệu kê khai thuế trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Nhằm đơn giản hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm kế toán MISA – giải pháp hỗ trợ kết nối dữ liệu kế toán với hóa đơn điện tử, ngân hàng, thuế và các nghiệp vụ quản trị liên quan. Nhờ dữ liệu được liên thông, kế toán có thể giảm thao tác nhập liệu thủ công, thuận tiện đối chiếu chứng từ và nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn.
Với phần mềm kế toán MISA, doanh nghiệp có thể:
- Kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu hóa đơn với hệ thống kế toán, giảm nhập liệu thủ công.
- Đối chiếu hóa đơn và chứng từ: Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu, phát hiện sai lệch và hạn chế rủi ro trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
- Ứng dụng trợ lý AI AVA: Hỗ trợ tra cứu thông tin, gợi ý hạch toán và cung cấp thông tin phục vụ công việc kế toán.
- Tự động tổng hợp số liệu và lập báo cáo: Hỗ trợ lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, giúp kế toán tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu.
Chủ động ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý hóa đơn, nâng cao hiệu quả xử lý nghiệp vụ và giảm áp lực cho bộ phận kế toán. Tìm hiểu MISA AMIS Kế toán để lựa chọn giải pháp hỗ trợ quản lý hóa đơn, chứng từ và dữ liệu kế toán tập trung, hiệu quả hơn.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
